Cara Membuat Surat Massal

Jika Anda ingin mengirim surat massal ke daftar alamat yang Anda buat pada worksheet Microsoft Office Excel, Anda bisa menggunakan Microsoft Office Word mail merge.

ATUR DAFTAR ALAMAT (1)

Daftar alamat pada Excel harus sesuai dengan struktur tabular yang diperlukan oleh mail merge. Pada work-sheet, lakukan langkah berikut untuk mengatur daftar alamat: Gunakan judul kolom untuk mengidentifi kasi jenis data yang terdapat pada tiap kolom. Sebagai contoh, gunakan judul Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, dan Kota daripada Kolom 1, Kolom 2, Kolom 3, dan Kolom 4.

ATUR DAFTAR ALAMAT (2)

Gunakan kolom terpisah untuk setiap elemen yang ingin Anda masukkan ke dalam mail merge. Anda bisa juga menggunakan mail merge untuk membuat surat untuk penerima berdasarkan nama depan, jika Anda menyimpan nama depan dan nama belakang dalam kolom terpisah. Anda juga bisa memisahkan untuk sebutan seperti, Bapak atau Ibu. Hanya masukkan baris dan kolom yang berisi data. Jangan masukkan baris atau kolom kosong pada daftar alamat, karena daftar label yang dibuat bisa saja hanya sampai pada baris dan kolom yang kosong pada waktu Anda membuat label untuk mail merge di Word.

BERI NAMA DAFTAR

Untuk membantu mencari dan memilih daftar alamat ketika mail merge, buat nama untuk daftar alamat. Pada worksheet, pilih seluruh daftar alamat, termasuk sel yang berisi judul kolom. Pada tab Formula, di grup Defined Names, klik Define Name. Pada boks Name, ketik nama untuk daftar ala-mat, misalnya Kartu_Ucapan, dan kemudian klik OK. Karakter pertama harus huruf dan Anda tidak bisa memberi spasi antara kata. Jadi sebagai pengganti spasi, kita gunakan karakter garis bawah (_). Simpan dan tutup workbook.

KONFIGURASI LABEL (1)

Untuk membuat dokumen label, Anda harus menyamakan dimensi label pada worksheet dengan label yang hendak Anda gunakan. Jalankan Word. Secara default, Word membuka dokumen kosong. Biarkan tetap terbuka, karena jika ditutup maka perintah pada langkah selanjutnya tidak akan tersedia. Pada tab Mailings, di grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Klik Labels.

KONFIGURASI LABEL (2)

Pada kotak dialog Label Options, tentukan jenis printer yang Anda gunakan untuk mencetak label, supplier yang membuat label Anda, dan nomor produk yang sesuai dengan yang tertera pada paket label. Setelah memilih opsi label yang diinginkan, klik OK. Word membuat dokumen yang menggunakan tabel untuk menata label. (Jika Anda tidak melihat garis pemisah label, klik tab Layout di bawah Table Tools, dan kemudian di grup Table, klik View Gridlines).

HUBUNGKAN DATA KE LABEL (1)

Untuk menggabungkan data alamat ke dalam label, Anda harus menghubungkan label ke worksheet yang berisi daftar alamat. Jika ini adalah kali pertama Anda menghubung-kan ke worksheet, lakukan langkah berikut: Klik Microsoft Of-fice Button dan kemudian klik Word Options. Klik Advanced. Gulung bagian General dan beri tanda centang ([1]) Confirm the format conversion to open. Klik OK.

HUBUNGKAN DATA KE LABEL (2)

Dengan dokumen mail merge terbuka, pada tab Mailings, di grup Start Mail Merge, klik Select Recipients, dan kemudian klik Using Existing List. Cari worksheet Excel pada kotak dialog Select Data Source, dan klik ganda fi le. Pada kotak dialog Confi rm Data Source, klik MS Excel Worksheets via DDE (*.xls), dan kemudian klik OK. (Jika Anda tidak melihat MS Excel Worksheet via DDE (*.xls), beri tanda centang ([1]) Show all).

HUBUNGKAN DATA KE LABEL (3)

Pada kotak dialog Microsoft Office Excel, untuk Named or cell range, pilih range sel atau worksheet yang berisi informasi yang ingin Anda masukkan, dan kemudian klik OK. Label sekarang terhubung ke data pada worksheet, tapi label masih tetap kosong. Jika dibutuhkan, Anda bisa menentukan daftar penerima seperti yang akan dilakukan pada langkah berikutnya, atau Anda bisa langsung ke langkah 11 untuk mengisi label dengan tempat alamat.

TENTUKAN PENERIMA (1)

Pada tab Mailings, di grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, lakukan salah satu hal berikut: (i) Pilih setiap record—metode ini paling cocok jika daftar alamatnya pendek. Beri tanda centang ([1]) di sebelah penerima yang ingin dimasukkan, dan hilangkan tanda centang ([1]) di sebelah penerima yang ingin dikeluarkan. (ii) Filter records—metode ini cocok jika daftar berisi record yang tidak ingin Anda lihat atau sertakan dalam merge. Setelah memfilter daftar, Anda bisa memilih atau menghilangkan tanda centang ([1]) untuk memasukkan atau mengeluarkan suatu record.

TENTUKAN PENERIMA (2)

Untuk memfi lter record, di bawah Refi ne recipient list, klik Filter. Di tab Filter Records pada kotak dialog Filter and Sort, pilih kriteria yang ingin digunakan untuk memfi lter record. Untuk menambahkan kriteria lainnya, klik And atau Or, dan kemudian tentukan kriteria lainnya. Anda bisa mengurutkan record dengan mengklik judul kolom yang ingin digunakan sebagai pengurutan, dan kemudian klik Sort records. Word mengurutkan daftar secara abjad menurun (dari A ke Z). Klik lagi judul kolom untuk mengurutkan daftar secara abjad menaik (dari Z ke A).

PETAKAN FIELD – DATA

Untuk memastikan Word bisa mengambil kolom data yang sesuai dengan semua elemen alamat, Anda harus memetakan fi eld mail merge pada Word ke kolom pada file data. Untuk memetakan fi eld, pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Match Fields. Kotak dialog Match Fields akan tampil. Elemen alamat ditampilkan di sebelah kiri. Judul kolom data ditampilkan di sebelah kanan. Word mencari kolom yang paling cocok dengan setiap elemen.

KETIK ISI DAN MASUKKAN FIELD

Klik di mana Anda ingin memasukkan field. Pada tabMailings, di grup Write & Insert Fields: Klik AddressBlock untuk memasukkan nama, alamat, dan informasi lainnya. Atau, klik Insert Merge Field untuk memasukkan informasi dari field tertentu, seperti nama depan atau nomor telepon. Setelahmengeset label pertama sesuai keinginan Anda, pada grupWrite & Insert Fields, klik Update Labels. Word akan memberlakukan layout label pertama ke label lainnya.

PREVIEW DAN CETAK MAIL MERGE

Setelah memasukkan field ke label, Anda bisa melihat hasil mail merge. Pada tab Mailings, di grup Preview Results, klik Preview Results. Lihat seluruh label dengan mengklik tombol Next Record dan Previous Record di grup Preview Results. Untuk melihat label tertentu, klik Find Re-cipient. Setelah puas dengan hasilnya, Anda bisa mencetak label. Pada tab Mailings, di grup Finish, klik Finish & Merge, dan kemudian klik Print Documents. Pilih apakah Anda ingin mencetak keseluruhan label, hanya label yang sedang dilihat, atau sebagian label tertentu.

SIMPAN MAIL MERGE

Ada baiknya Anda simpan dokumen label itu sendiri jika berencana ingin menggunakannya di kemudian waktu. Pada waktu menyimpan dokumen label, Anda juga menyimpan koneksinya ke file data. Lain waktu Anda membuka dokumen label, Word akan menanyakan apakah Anda mau menggabungkan lagi informasi dari file data ke dalam dokumen label. Jika Anda klik Yes, dokumen dibuka dengan informasi dari record pertama yang digabungkan. Jika Anda klik No, Word memutuskan koneksi antara dokumen label dan file data, memformat ulang dokumen label sebagai dokumen Word standar, dan mengganti field dengan informasi dari record pertama.

MENGHENTIKAN DAN MELANJUTKAN MAIL MERGE

Jika harus berhenti dulu, Anda bisa menyimpan dokumen label seperti halnya dokumen biasa dan melanjutkan merge nanti. Ketika melanjutkan merge, buka dokumen label yang Anda simpan. Word menampilkan boks pesan yang menanyakan bahwa Anda ingin membuka dokumen dan menjalan perintah SQL (perintah SQL yang menghubungkan Word ke sumber file Excel). Klik Yes untuk terhubung ke file sumber Excel dan mengambil daftar alamat. Teks dokumen label, beserta semua fi eld yang Anda masukkan akan tampil. Klik tab Mailings dan lanjutkan merge.